Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk Reglement van de Stichting Atlas Massage Groep

vastgesteld op 25-06-2015 - versie 01

 

 

Inhoud

  1. Begripsbepaling
  2. Beleid
  3. Taken en bevoegdheden van het bestuur
  4. Besluiten
  5. Raad van Advies
  6. Vergaderingen
  7. Communicatie
  8. Donaties/declaraties en
  9. Partner-lidmaatschap
  10. Royement
  11. Maatschappelijke verantwoordelijkheid
  12. Tot slot

 

 

1. Begripsbepaling

 

In dit reglement wordt verstaan onder:

  • de stichting: de Stichting Atlas Massage Groep, gevestigd te Hierden, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Apeldoorn onder nummer 63593882;
  • de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 25-06-2015 bij notaris mr. E.D. de Jongh te Dronten;
  • het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 4 en 17.3 van de Statuten. Het enig bestuurslid vertegenwoordigd het bestuur;
  • de Raad van Advies: de Raad van Advies als bedoeld in artikel 15 van de statuten, hierna te noemen RvA;
  • inzamelingsacties: activiteiten en projecten met als doel het verzamelen van gelden en/of diensten en/of materiële zaken waarmee de doelstellingen van de stichting kunnen worden verwezenlijkt, ook wel ‘inkomsten’ genoemd;
  • projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting.

 

 

2. Beleid

 

Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan:

  • Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien.
  • Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de jaarvergadering is goedgekeurd.
  • Het beleidsplan bevat (dan wel: wordt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegroting.

 

 

 3. Taken en bevoegdheden van bestuur

 

3.1 Het bestuur en de bestuursbesluiten.

 

Het enig bestuurslid en vervangend bestuurslid, hierna te noemen bestuur:

  • Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting bij volmacht;
  • Neemt de taken van voorzitter, penningmeester en secretaris volledig op zich;
  • Werkt nauw samen met de Raad van Advies (zie artikel 5 van dit HR);
  • Neemt bestuursbesluiten (zie artikel 4 in dit HR) in overleg met de Raad van Advies;
  • Kan voor bepaalde- of onbepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen en commissies in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één lid van de Raad van Advies. In de groep kunnen ook niet-leden van de Raad van Advies plaatsnemen. Deze groepen worden ontbonden door het bestuur;
  • Beslist in ad hoc situaties individueel over uitgaven, zonder voorafgaand overleg met de RvA;
  • Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, het huishoudelijk reglement en de statuten;

Waarnemend bestuurslid:

  • Vanuit het oogpunt van continuïteit van de bestuurlijke werkzaamheden is het noodzakelijk dat de bestuurswerkzaamheden worden waargenomen gedurende ontstentenis of belet of langdurige arbeidsongeschiktheid van het enig bestuurslid, vastgesteld in de Waarnemingsovereenkomst van d.d. 18-09-2017.
  • De taak van het waarnemend bestuurslid eindigt na het einde van de toestand van ontstentenis of belet van het enig bestuurslid.
  • Bij overlijden of arbeidsongeschiktheid van het enig bestuurslid, zal het waarnemend bestuurslid de taken van het enig bestuurslid definitief op zich nemen.
  • Bevoegd en gevolmachtigd tot waarnemend bestuurslid is voor onbepaalde tijd aangesteld: Yvonne de Leeuw te Nieuwerbrug a/d Rijn;
  • Het bestuur, de Raad van Advies of commissies spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de doelstelling te behalen en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur, Raad van Advies of commissie de stichting in gevaar brengt of zou kunnen brengen.

 

 

3.2 Taken als voorzitter:

  • Heeft algemene leiding van de stichting;
  • Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
  • Overlegt met officiële instanties;
  • Geeft leiding aan het bestuur;
  • Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
  • Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
  • Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering;
  • Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
  • Stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de jaarvergadering;
  • Coördineert en stuurt activiteiten;
  • Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.

 

 

3.3 Taken als penningmeester:

  • Voert de financiële administratie;
  • Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
  • Stelt financiële overzichten op;
  • Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
  • Zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag niet onnodig afwijkt van Richtlijn 650;
  • Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
  • Beheert de inventarislijst en het inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retour-bezorging;
  • Begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
  • Beslist zelfstandig over uitgaven;
  • Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
  • Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen;
  • Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.

  

 

3.4 Taken als secretaris:

  • Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
    - De datum en plaats van de vergadering;
    - De aanwezige en afwezige bestuursleden;
    - De verleende volmachten;
    - De genomen besluiten.
  • Maakt een samenvatting van de vergaderverslagen voor de website;
  • Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
  • Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
  • Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
  • Archiveert alle relevante documenten;
  • Zorgt er, in goede samenwerking met de webmaster, voor dat het actuele gedeelte van het archief via de website voor alle bestuursleden te downloaden is.

 

 

3.5 De webmaster:

  • Beheert de website;
  • Ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar is;
  • Beheert de structuur van de website;
  • Zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is;
  • Voert de eindredactie van teksten op de website;
  • Beoordeelt content die voor plaatsing op de website wordt aangeboden en overlegt met de voorzitter indien teksten worden aangeboden of geplaatst die niet door de beugel kunnen;
  • Ziet erop toe dat de website en alle andere interne en externe communicatie voldoet aan de huisstijl;
  • Onderhoudt contacten met hen die teksten of andere content voor de website aanleveren;
  • De webmaster voert de eindredactie over de halfjaarlijkse nieuwsbrief en ziet toe op een regelmatige, tijdige verschijning;
  • Beantwoordt de e-mail binnenkomende e-mail. Met de secretaris worden goede afspraken gemaakt over de soorten e-mail die de webmaster zelf mag afhandelen: verzoeken om schriftelijke toezending van jaarverslagen, en andere openbare informatie. Van andere e-mails stuurt de webmaster een ontvangstbevestiging, de verdere beantwoording/afhandeling wordt overgedragen aan de secretaris.

 

  

4. Besluiten

 

Het bestuur:

  • Neemt besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stelt de Raad van Advies bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten;
  • Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een vergadering van de Raad van Advies;
  • Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige leden van de Raad van Advies tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel door het bestuur kan worden aangenomen;
  • Neemt besluiten over niet-geagendeerde voorstellen indien alle leden van de Raad van Advies aanwezig zijn;
  • Staken de stemmen dan zal het bestuur het voorstel aannemen of verwerpen.

 

 

5. Raad van Advies

 

5.1 Geldigheid

Het bestuur stelt een Raad van Advies in die ten behoeve van het bestuur van de stichting een klankbordfunctie vervult en het bestuur gevraagd en ongevraagd adviseert.

 

5.2 Taakstelling:

  • De Raad van Advies heeft in het bijzonder een adviesrecht ten aanzien van het algemene beleidsplan van de stichting.
  • De leden van de Raad van Advies vertegenwoordigen in principe de personen die zijn aangesloten bij de Stichting Atlas Massage Groep en bestaan uit betrokkenen van de Atlas Massage Groep.
  • Maximaal bestaat de Raad van Advies uit vijf (5) leden.
  • De leden van de Raad van Advies worden, op voordracht van de Raad van Advies zelf, benoemd, geschorst en ontslagen door het bestuur.
  • De werkwijze, taken en bevoegdheden van de Raad van Advies worden nader geregeld en aangepast, na overleg met betrokkenen, in een door het bestuur vastgesteld “reglement Raad van Advies”.

 

 

6. Vergaderingen

 

6.1 Geldigheid:

De bestuursvergadering wordt bijgewoond door de leden van de Raad van Advies.

Het bestuur zit de vergadering voor. De Raad van Advies kan uitsluitend en alleen advies uitbrengen waarna het bestuur de geldige besluiten neemt.

 

6.2 Frequentie:

  • Het bestuur vergadert ten minste 2 maal per jaar samen met de Raad van Advies. Verder vergadert de Raad van Advies indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer leden van de Raad van Advies hierom verzoeken.
  • Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
  • Een vergadering duurt maximaal 2 uur, tenzij tijdens de vergadering anders wordt besloten.
  • Aan het einde van elke vergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.

 

6.3 Agenda:

  • Leden van de Raad van Advies kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen.
  • De voorzitter mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering door en publiceert deze op het interne gedeelte van de website.
  • Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Leden van de Raad van Advies hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
  • Vergaderingen worden afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde afwijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.

 

6.4 Verantwoordelijkheid: 

Het enig bestuurslid is verantwoordelijk en beslist, met inachtneming van het advies van de Raad van Advies.

 

6.5 Notulen: 

Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteiten overzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de Leden van de Raad van Advies.

Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.

Vastgestelde notulen worden (al dan niet samengevat) op de website gepubliceerd.

 

6.6 Inbreng tijdens de vergadering: 

  • Van de leden van de Raad van Advies wordt een actieve inbreng verwacht;
  • Ideeën van de leden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering;
  • De Raad van Advies kan de voorzitter vragen andere personen dan leden van de Raad van Advies toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing.

 

 

7. Communicatie

 

Het bestuur en de Raad van Advies onderkent het belang van goede communicatie met:

  • Donateurs;
  • Partner-leden;
  • Officiële Instanties;
  • De media.

Gelet op het nationale karakter van de stichting zal de communicatie in het Nederlandse onder verantwoordelijkheid van de voorzitter vallen en de verantwoordelijkheid voor de PR-activiteiten onder verantwoordelijkheid van de webmaster. Alle communicatie wordt vooraf, en in gevallen waarin dit niet mogelijk is, bij eerste gelegenheid daarna, afgestemd met de Raad van Advies.

 

 

 

8. Donaties en declaraties

  • Een donateur is een natuurlijk persoon en/of een rechtspersoon die de stichting van geldelijke middelen, goederen en/of diensten voorziet in de hoop dat de stichting hierdoor beter haar doel kan nastreven.
  • Een donateur is geen lid van de stichting. In principe is iedereen donateur die een bijdrage geeft, hoe gering ook.
  • Grotere donaties, meerjarige schenkingen, en schenkingen bij testament kunnen worden geaccepteerd door het enig bestuurslid van de stichting. Deze is hiertoe bij akte gemachtigd.
  • Grote en/of meerjarige donaties worden, evenals kleine, eenmalige of periodieke donaties  standaard gestort op de bankrekening van de stichting.
  • Donateurs die contant een bedrag schenken aan de stichting ontvangen een getekende kwitantie. De donatie worden bij eerste gelegenheid of uiterlijk binnen drie werkdagen op de bankrekening van de stichting gestort.
  • Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Reserveren is echter geen doel op zich, sterker nog: het dient tot het minimum beperkt te blijven, slechts wat nodig is voor continuïteit. Het beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders.
  • Het bestuur en de leden van de Raad van Advies zijn gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven te declareren, mits daarvan een bon of kwitantie kan worden overhandigd.
  • Het bestuur en de leden van de Raad van Advies zijn gerechtigd vacatiegelden te declareren, mits de stichting over genoeg financiële middelen beschikt.
  • Vacatiegelden zijn vastgelegd in het document: ‘Regeling vacatiegelden’.
  • Het bestuur en de leden van de Raad van Advies zijn niet gerechtigd de uren, voor het verrichten van werkzaamheden ten behoeve van de stichting, te declareren of zich op andere wijzen voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding te laten compenseren.

 

 

 

9 Licentiehouders

Om haar doel te bereiken hanteert de stichting het principe van licentiehouders. Zij vormen samen het landelijke netwerk van Atlasmasseurs/masseuses.

Om in aanmerking te komen voor een licentie en de daarbij behorende privileges dienen zij aan een aantal criteria te voldoen. Deze zijn opgenomen in het document “Reglement Licentiehouders”.

 

 

 

10. Royement

  • Een bij de stichting aangesloten persoon (zijnde een commissielid, een lid van de Raad van Advies, een licentiehouder, of anderzijds betrokken persoon) kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk gedrag schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en hij/zij daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.
  • Een lid van de Raad van Advies kan geroyeerd worden, als hij/zij meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd. Deze regel is niet van toepassing op leden van de Raad van Advies die in het buitenland woonachtig zijn of op dat moment uit hoofde van hun functie in of rond hun woonplaats werkzaamheden voor de stichting verrichten.

 

 

11. Maatschappelijke verantwoordelijkheid

De stichting streeft niet alleen algemeen nut beogende doelen na, maar spant zich ook in om de maatschappelijke voetafdruk tot het minimum te beperken.

 

 

 

12. Slotbepalingen

  • Het bestuur is te allen tijde bevoegd dit huishoudelijke reglement te wijzigen.
  • Alle voorgaande versies van het huishoudelijke reglement komen door deze laatste versie te vervallen.
  • In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
  • Alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektronische kopie per e-mail. Papieren exemplaren worden op eerste verzoek ter beschikking gesteld tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.

 

 

Dit huishoudelijke reglement is vastgesteld tijdens de

bestuursvergadering op 25-06-2015 


Aangesloten bij de:

Activiteitenagenda 2018/2019:

  • 26 en 27 januari 2019: Paranormaal Alternatief Rijswijk
  • 09 februari 2019: Start eerstvolgende opleiding Atlas-Lumbaalmassage
  • 24 februari 2019: GoedGevoel beurs Almere
  • 15 en 16 maart 2019: Massage-Complementair vakbeurs Hoevelaken
  • 14 april 2019: GoedGevoel beurs Nieuwegein
  • 08 september 2019: GoedGevoel beurs Almere
  • 06 oktober 2019: GoedGevoel beurs Nieuwegein
  • medio december 2019: kerstbrunch (voor licentiehouders)

Steun ons en deel deze pagina op: